Novas orientações para o trabalho
O impacto da pandemia provocada pelo Coronavírus (COVID-19) nos Serviços Públicos, entre os quais os Serviços de Ação Social, levou à redefinição de novas orientações para o funcionamento dos Serviços.
De entre as orientações, especificamente no contexto destes SAS, damos relevo ao teletrabalho para as funções que possam ser realizadas fora do local de trabalho e ao encerramento dos serviços de atendimento presencial aos estudantes.
As circunstâncias atualmente vividas, por força da situação pandémica, requerem soluções que permitam lidar com os desafios que daí decorrem, de forma a garantir a continuidade das atividades basilares da Ação Social no Ensino Superior.
A atividade dos Serviços Públicos não pode parar, os serviços têm de assegurar o seu funcionamento, cumprindo a sua missão. Este é o tempo dos valores do serviço público.
A atividade dos SAS não parou, e estão em constante adaptação à nova forma de trabalhar, de servir e comunicar com os estudantes.
Vertemos aqui, de forma resumida, as respostas dos SAS do P. PORTO aos desafios impostos, que incluem, por exemplo, a importância das ferramentas digitais na comunicação, organização e gestão de serviços e pessoas; a reorganização dos horários de atendimento, nomeadamente o alargamento do serviço telefónico de forma a colmatar o encerramento do atendimento presencial; o reencaminhamento das chamadas de serviço para os telefones pessoais dos colaboradores de forma a garantir uma resposta e intervenção imediatas face a situações de caráter urgente; entre outras.
No campo das soluções e medidas adotadas por estes SAS, destacam-se as seguintes:
- 1. Teletrabalho
Os colaborados dos SAS do P. PORTO passaram a exercer funções em regime de teletrabalho. Não obstante o distanciamento físico que se impôs, é feito um acompanhamento permanente das atividades levadas a cabo pelos Serviços, tendo sido reforçada a coordenação e a articulação generalizada entre os diferentes núcleos funcionais: Núcleo de Apoios Diretos; Núcleo de Alojamento; Núcleo de Outras Respostas Sociais; Núcleo de Alimentação e Nutrição; Núcleo Financeiro; Núcleo de Informação e Comunicação e o Núcleo de Logística e Manutenção.
Mantêm-se as reuniões ordinárias de equipa, com caráter semanal, lideradas pelo Administrador dos Serviços. As reuniões surgem num novo formato, com recurso às plataformas digitais, decorrendo, apesar do novo contexto, com a normalidade e resultados esperados. Traduzem-se em momentos de partilha e conhecimento por parte de todos os elementos de equipa, em que cada núcleo expõe as atividades mais relevantes realizadas no decorrer da semana.
2. Serviços de atendimento e esclarecimento
A comunicação “para e com” os estudantes é fundamental. Mais essencial se torna neste período. Importa que os estudantes estejam devidamente informados, que conheçam os seus direitos para uqe os possam reivindicar. Os SAS têm trabalhado neste sentido, na divulgação dos serviços e apoios concedidos no âmbito da ação social escolar, junto da comunidade académica do P. PORTO.
Com o objetivo de prestar apoio aos estudantes, os SAS alargaram o horário de atendimento telefónico, na tentativa de minimizar o impacto da medida de encerramento dos postos de atendimento presencial: o posto de atendimento da sede dos SAS, no Porto, e o posto de atendimento do Campus 2, em Vila do Conde.
O atendimento eletrónico, dos pedidos de esclarecimento por e-mail ou através dos pedidos de contacto efetuados na plataforma BeOn, mantém o seu funcionamento regular. As respostas são asseguradas no próprio dia ou, se for o caso, no dia útil subsequente.
Enquadrado neste conjunto de medidas, os SAS promoveram duas sessões de esclarecimentos dirigidas a toda a comunidade académica do P. PORTO. Esta iniciativa consistiu na criação de um espaço virtual, aberto à participação dos estudantes para colocação de questões por parte dos estudantes. As sessões foram subordinadas ao tema de Bolsas de Estudo e Auxílios de Emergência.
As sessões contaram com a participação de cerca de 100 estudantes. As sessões foram assegurada por dois elementos dos SAS: na qualidade de moderador e prestação de esclarecimentos, o Administrador dos SAS, Eng.º Ivo Costa Santos, e também nos esclarecimentos, a coordenadora da equipa técnica do Núcleo de Apoios Diretos, Dr.ª Susana Faria.
3. Bolsas de Estudo e Auxílios de Emergência
O P. PORTO é o Politécnico do País com maior número de requerimentos de bolsa submetidos e de estudantes a beneficiar de apoio financeiro.
Os pagamentos de bolsa de estudo, bem como os seus complementos, continuam a ser pagos normalmente.
Numa fase em que o processo de atribuição de bolsas de estudo está praticamente concluído, o Núcleo de Apoios Diretos centra a sua atuação na definição de um conjunto de linhas de orientação para o desenho de uma estratégica face aos pedidos de revisão dos apoios já atribuídos, decorrentes das alterações ocorridas, ao nível familiar ou económico, e na elaboração do plano de fiscalização aos apoios atribuídos.
A equipa mantém-se atenta à comunidade académica, em especial aos estudantes economicamente carenciados em situação de agravamento das condições socioeconómicas por força do impacto económico causado pelo novo Coronavírus (COVID-19).
À luz do Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo, os SAS dão resposta às necessidades emergentes dos estudantes do P. PORTO, promovendo as reanálises socioeconómicas e os reajustamentos dos valores de bolsa. Procedem à atribuição de auxílios de emergência face a situações especialmente graves, não enquadráveis no âmbito normal do processo de atribuição de bolsas de estudo.
O pedido de revisão é desencadeado pelo estudante através do envio de um e-mail para bolsas@sas.ipp.pt. O mesmo procedimento aplica-se para o pedido de credenciais para requerimento de bolsa de estudo (para os estudantes que ainda não pediram apoio este ano letivo e o queiram fazer, podendo submeter requerimento até ao dia 31 de maio de 2020) e os pedidos de auxílio de emergência.
A instrução documental dos requerimentos foi simplificada. Foram revistos os procedimentos internos de análise dos requerimentos de bolsa, nomeadamente a lista dos documentos certificativos das informações prestadas, optando-se por procedimentos menos burocráticos. É privilegiada a declaração sob compromisso de honra dos requerentes e os documentos obtidos obtidos online.
Nas situações consideradas especialmente graves, os técnicos contactam os estudantes via telefone, com a intenção de reforçar a confiança dos estudantes nos Serviços, propiciando um ambiente de contínuo acolhimento, que tão bem carateriza estes SAS.
4. Alojamento académico
Os Serviços de Ação Social dispõe de seis residências de estudantes, destinadas a acolher estudantes deslocados, dando prioridade de colocação aos estudantes economicamente carenciados.
Com o objetivo de dar apoio aos estudantes, os SAS decidiram não encerrar as suas residências. Com esta decisão, os SAS asseguram a todos os residentes as condições necessárias para o ensino à distância no âmbito do plano de contingência do P. PORTO para prevenir a transmissão do novo Coronavírus (COVID-19).
Nesta fase de isolamento social, os SAS promovem o acompanhamento dos estudantes de forma a assegurar o bom ambiente das residências e a garantia do cumprimento das medidas de prevenção fixadas no âmbito do controlo da pandemia.
O Administrador dos SAS, num comunicado virtual, dirigiu-se à comunidade residente, transmitindo uma mensagem de coragem, reforçando a rede de apoio e a presença do Serviços no quotidiano dos estudantes.
5. Outras iniciativas
A magnitude do estado de emergência originada pelo novo Coronavírus (COVID-19) coloca-nos, diariamente, novos desafios.
Esta nova realidade tem impacto na vida da pessoas, exigindo novas formas de trabalhar, de interagir e de comunicar.
Cientes destes desafios, os SAS dão o seu contributo promovendo ações e iniciativas que possam, de alguma forma, ajudar a gerir as perturbações que esta pandemia está a provocar.
- Alimentação Saudável
O Núcleo de Alimentação e Nutrição desafia os estudantes a adquirir hábitos que promovam uma alimentação saudável. Num momento de confinamento social, importa criar novas atividades, que possam quebrar a monotonia e que incentivem os jovens a confecionar as suas próprias refeições. O Núcleo propõe a confeção de pratos simples e criativos, apresentando um conjunto de receitas e dicas.
As receitas podem ser consultadas nas redes sociais dos SAS: Facebook e Instagram.
- Mensagens para o período de isolamento Social
Este período de isolamento social obriga à redefinição constante de novos hábitos de bem-estar.
O Núcleo de Outras Respostas Sociais mantém a sua atividade de acompanhamento aos estudantes do P. PORTO.
Com o objetivo de facilitar o processo de adaptação à nova realidade, que é estar em casa, os SAS publicam, nas suas rede sociais, algumas “Mensagens para período de isolamento social”, divulgando boas práticas e recomendações com vista ao favorecimento do bem-estar físico e psicológico dos estudantes.
- Partilha à Refeição
A iniciativa, que já existia no P. PORTO, é reinventada, surgindo com um novo formato, adaptado à nova realidade em que vivemos. Assim, estes momentos de reflexão e debate são realizados à distância, num espaço virtual, dinamizados por entidades ou pessoas convidadas, visando manter a comunidade académica informada, atualizada, ativa e interessada. Nesta segunda edição foram abordadas 5 áreas base de intervenção: conhecer melhor os dirigentes associativos; partilhar desafios e sugestões sobre competências de estudo; aprender novos hábitos de nutrição e bem-estar; debater o valor das competências transversais no mercado de trabalho atual; e aprender com a experiência profissional de um diplomado P. PORTO,
